Home office, удаленная команда, работа из дома — всё чаще такие формулировки стали появляться в описании компаний и стартапов. Сложно не заметить, что многие руководители, стали экспериментировать и пробовать выстраивать работу с сотрудниками без ежедневного офисного присутствия. Кому-то поддается этот формат и легко интегрируется в деятельность организации, а кто-то до сих пор ищет правильный принцип его построения.
Редакторы команды удаленных ассистентов “Поручай.ру” решили в одном месте собрать главные особенности, на которые стоит ориентироваться при создании слаженно работающей удаленной команды в предстоящем 2020 году.
1 - Знание принципов работы task-менеджеров
Task-менеджер или менеджер задач — это инструмент управления проектами. Благодаря использованию таких программ, вы экономите время для постановки задач, назначения исполнителя, отслеживания статуса выполнения.
Task-менеджер позволяет узнать насколько эффективно работает команда, отследить “западающие” проблемные точки, оперативно выстроить пул специалистов, работающих по конкретной задаче. Такие платформы в один клик отображают общую картину занятости удаленной команды, что особенно ценится в таком принципе работы.
Специалист, претендующий на должность в вашей команде, должен знать принципы работы task-менеджеров и понимать их особенности. Самые востребованные и часто используемые task-менеджеры: Trello, Jira, Redmine, Flow.
2 - Предпочтение специалистам с опытом удаленной работы
Текущий 2019 год показал резкий рост количества специалистов, отдающих предпочтение удаленной работе. Как следствие у руководителей компаний реже стала возникать проблема поиска удаленных сотрудников. Еще 3-4 года назад это были редкие кадры, сейчас это уже выбор лучших из лучших.
Если ваш проект на стадии запуска или только начал набирать обороты, решением станет выбор сотрудников именно с опытом удаленной работы. Вам нужно максимально исключить риски, а значит не выбирать человека, который еще вчера системно работал в офисе с 9 до 17. Перестройка на формат удаленный работы происходит постепенно: специалисту нужно научиться выстраивать рабочий день самостоятельно, работать без прямого контроля руководителя, фокусироваться на задачах, а не на окружающей обстановке.
Период перехода от офисной к удаленной работе - это время. Если ваша компания не располагает альтернативными штатными единицами, чтобы перекрыть пул задач, то приоритет стоит отдавать только сотрудникам с опытом.
3 - Умение (и желание!) пользоваться приложениями по тайм-менеджменту
Существуют десятки инструментов и лекций по тайм-менеджменту. Специалистов то и дело направляют на курсы и мастер-классы для улучшения навыков самоорганизации. Но одно дело знать, другое — делать и применять.
При устройстве в вашу удаленную команду стоит поинтересоваться, какими программами и приложениями пользуется претендент на должность. Ответ должен прозвучать, как таблица умножения. Возможно странное сравнение, но этот пункт отражает навык организации своего времени. Специалист, который “съел ни одну собаку” в этом вопросе, поймет вашу заинтересованность и ответит, исходя из собственного опыта удаленной работы.
Тайм-менеджмент — один из ключевых навыков, которым должен обладать специалист удаленной команды. Чтобы выстраивать свой рабочий день, надо научиться распоряжаться своими часами и минутами. Если интересна тема самых популярных приложений по тайм-менеджменту, можно прочитать информацию в этой статье (“Топ-10 лучших приложений по тайм-менеджменту”).
4 - Выстроенная коммуникация в корпоративных мессенджерах
Для повседнего общения стандартные мессенджеры — это отличное решение. Но для работы команды home office стоит выбирать именно корпоративные решения.
Корпоративные или командные мессенджеры — это платформы с возможностью выстраивания различных каналов, чатов и тем для диалогов с коллегами. Возможности, которые дают корпоративные мессенджеры для удаленной работы: выделение подразделений команды, распределение доступа к определенным задачам, синхронизация с task-менеджерами, контроль диалогов сотрудников.
В стихийных диалогах, которые не являются системой, теряется информация, статус поручения, дедлайны задач. Командные мессенджеры сохраняют все потоки диалогов, что очень удобно при отслеживания общей истории. Известные корпоративные мессенджеры: Slack, Wire, Twist.
5 - Видеосвязь, как системно выстроенный инструмент работы с командой
Видеосовещания, видеоконференции — альтернатива личным встречам. Если вся ваша команда удаленно работает в разных городах и странах, и нет возможности встречаться несколько раз в неделю в офисе для планирования задач, то корпоративные видео-инструменты отлично решат эту проблему.
Самые часто используемые платформы для рабочих видеовстреч: Skype, Zoom, Google Hangouts, Proficonf, ooVoo.
Удаленная команда — это тенденция, которая будет сохраняться и приумножаться в количестве ее представителей. Чтобы понять насколько этот формат подходит для вашего проекта, попробуете организовать один отдел и посмотреть на результат работы. Если вы для себя уже окончательно решили, что это тот путь, развития, который нужен именно вам, запомните эти важные принципы, описанные в данной статье. Выбирайте современные решения и стройте свою команду мечты.
С уважением к вашему выбору,
редакторы команды удаленных ассистентов “Поручай.ру”
